FAQ Google Apps

Gmail

Comment migrer de Lotus Notes vers Google Apps ?

Il existe un outil pour effectuer la migration à partir d'un ou plusieurs serveurs Lotus Notes vers Google Apps.
Cet outil, "Migration Google Apps vers Lotus Notes", permet la migration planifiée de comptes de messageries, d'archives d'e-mail, des carnets d'adresses et agendas. Cet outil permet aussi de créer automatiquement de nouveaux comptes, de migrer des groupes d'utilisateurs, la migration simultannée de plusieurs utilisateurs, le renommage automatisé des adresse e-mails si nécessaire, la migration échelonnée ( Vous pouvez migrer les archives pendant la semaine et les messages actuels le weekend ), la livraison en double des messages. ( Pendant la période de migration, les e-mails peuvent être livrés sur les deux systèmes de manière à être sûr de n'en perdre aucun ).
Cet outil fonctionne sur votre serveur Notes sans aucun hardware additionnel nécessaire.
Lire notre article complet sur la migration de Lotus Notes vers Google Apps.

Puis-je avoir accès à mes e-mails et documents hors connexion ?

Google Apps permet d'accéder à tous vos documents, e-mails agendas etc.. de partout avec une connexion internet. Grâce à Google Gears, l'outil de synchronisation des Google apps, toutes vos données sont synchronisées en temps réel sur votre poste de travail.

Combien d'utilisateurs utilisent Google Apps dans le monde ?

Actuellement, il existe 15 millions d'utilisateurs actifs de Google Apps, représentant 1,75 millions d'entreprises clientes dans le monde. Mais ces chiffres augmentent tous les jours de façon exponentielle.

Google Doc

Est ce que Google Docs permet de lire et modifier des documents Office 2007 (docx, xlsx, pptx...) ?

La suite Google Docs permet de lire toutes les versions de documents Powerpoint, Excel ou Word, elle permet aussi de lire le PDF et de nombreux autres formats de logiciels bureautique (Works, OpenOffice...)

Peut on utiliser les formules (fonctions) Excel sous Google Docs ?

Google Docs permet d'importer et d'utiliser la grande majorité des formules d'Excel. Mais attention, si vous souhaitez en créer de nouvelles sous Google Docs, il faudra utiliser la version internationale (en anglais) de la formule. Pour avoir la liste exhaustive des fonctions Excel il suffit de cliquer sur l'icône "Fonction", puis sélectionner la formule qui vous intéresse.

Comment être sûr de savoir qui à accès à un mon document ?

Pour connaître la liste des utilisateurs qui ont accès à un document, il suffit de cliquer sur le bouton "Partager", puis "Déterminer qui a accès". Une fenêtre vous indiquera alors la liste des utilisateurs qui ont accès au document en précisant leurs droits (modification, consultation seulement...). Vous pouvez ainsi changer les droits, ajouter ou supprimer des utilisateurs, leur envoyer un e-mail groupé ou même organiser un rendez-vous avec eux directement sur leur agenda.

Si une utilisateur efface accidentellement des données, y-a-t-il moyen de revenir en arrière ou de récupérer une version plus ancienne du document ?

Les deux sont possibles ! La touche <Ctrl> + Z fonctionne comme dans tous les logiciels de la suite Office pour annuler la ou les dernières frappes. De plus, Google archive automatiquement une version du document toutes les 2-3 minutes lorsque celui ci est consulté. Vous pouvez ainsi revenir sur n'importe quelle ancienne version de votre fichier. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur "Fichier" > "Consulter l'historique des révisionsélectionnez la date et l'heure qui vous intéresse pour restaurer le document et cliquer sur "Restaurer cette version".

Pour les présentations type Powerpoint, peut-on créer des présentations qui se lisent automaquement ?

Google Docs permet de publier facilement ne présentation ou un Powerpoint sur Internet ou de l'intégrer dans votre page web. Vous pouvez configurer la présentation pour qu'elle se lance automatiquement (ou manuellement) et définir le temps de pause entre chaque diapositive. Pour publier une présentation il suffit de cliquer sur le bouton "Partager " > "Publier/Incorporer" => Une page vous donne alors l'URL où la présentation peut être visitée. Si vous souhaitez l'incorporer dans votre site Web, sélectionnez la taille que vous souhaitez donner à votre présentation dans votre page Web (petite/moyenne/grande), définissez le temps de pause antre chaque slide, définir si vous souhaitez que la présentation tourne en boucle, puis copier le code HTML généré et insérez le dans votre page web ou blog.

Google Docs protège-t-il des virus ?

Lorsqu'un fichier est importé dans Google Docs, les anti-virus de Google le scannent avant de le déposer sur le serveur. Tous les invités pourront donc consulter ce document en toute sécurité. Comme Google Docs signifie également la fin des pièces jointes, vous pourrez communiquer des documents avec vos collaborateurs et amis à l'abri des virus.